Το Microsoft Office 365 είναι η πιο συνηθισμένη σουίτα επιχειρησιακής παραγωγικότητας σήμερα και εκατομμύρια οργανισμοί έχουν μεταφέρει την υποδομή τους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange στο Microsoft Office 365 Exchange Online. Εκεί κυκλοφορεί μια άποψη ότι μόλις τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στο cloud δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας για την υποστήριξη τους. Εξάλλου, η Microsoft εγγυάται 99,9% uptime και πιστότητα των δεδομένων του Office365 των πελατών στα datacenter. Σημαίνει όμως αυτό ότι η Microsoft παρέχει επαρκή υπηρεσία Backup και Restore που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των επιχειρήσεων;

Η Microsoft προστατεύει μόνο τα δεδομένα των πελατών από καταστροφές που συμβαίνουν στα κέντρα δεδομένων της

Η Database Availability Group (DAG) είναι η βασική τεχνολογία της Microsoft για την προστασία δεδομένων του Office 365 Exchange Online. Με πολλά datacenter που βρίσκονται σε όλο τον κόσμο, η εφεδρική αρχιτεκτονική δικτύου που φιλοξενείται από τη Microsoft διασφαλίζει ότι σε περίπτωση διακοπής σε ένα datacenter, ένας άλλο datacenter μπορεί να λειτουργήσει ως backup. Ενώ τα δεδομένα Exchange Online των πελατών προστατεύονται από καταστροφές που μπορεί να συμβούν στα κέντρα δεδομένων της Microsoft, δεν είναι ασφαλές από απρόβλεπτα περιστατικά όπως:

  • Οι χρήστες να διαγράψουν κατά λάθος ένα ηλεκτρονικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Exchange.
  • Οι υπάλληλοι που απολύθηκαν να διέγραψαν μερικά κρίσιμα επιχειρηματικά δεδομένα.
  • Haker να εισχωρήσουν στα mail του Exchange της εταιρείας και να έσβησαν τα δεδομένα.

Η ανάκτηση των διαγραμμένων στοιχείων περιορίζεται στην πολιτική διατήρησης

Όταν κάποιος χρήστης διαγράψει ένα mail, αυτό πηγαίνει στο φάκελο «Διαγραμμένα». Εάν το μήνυμα καταργηθεί από το φάκελο «Διαγραμμένα», πηγαίνει στο φάκελο «Ανακτήσιμα στοιχεία» όπου αποθηκεύεται για 14 ημέρες από προεπιλογή και η περίοδος διατήρησης είναι μια πολιτική που μπορεί να επεκταθεί μόνο σε επίπεδο διαχειριστή. Αυτή είναι η πρώτη γραμμή άμυνας, καθώς οι χρήστες μπορούν ακόμα να ανακτήσουν ένα διαγραμμένο αντικείμενο, εφόσον η περίοδος διατήρησής του δεν έχει παρέλθει. Ωστόσο, μετά από αυτή την περίοδο, το μήνυμα εξαφανίζεται μόνιμα, επειδή τα μηνύματα που καθαρίζονται από το φάκελο «Ανακτήσιμα στοιχεία» δεν μπορούν να ανακτηθούν. Οι χρήστες θα πρέπει να επικοινωνήσουν με την υποστήριξη της Microsoft και να περιμένουν μια λύση χωρίς εγγυημένο χρονοδιάγραμμα.

Η ανάκτηση σε επίπεδο στοιχείου δεν επαρκεί

Η ανάκτηση σε item-level μόνο δεν είναι επαρκής. Εάν ένας φάκελος έχει διαγραφεί από τα Διαγραμμένα στοιχεία, μπορούν να ανακτηθούν μόνο μεμονωμένα στοιχεία που περιλαμβάνονται στον φάκελο, όχι τον ίδιο τον φάκελο. Αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ανακτώνται στα Εισερχόμενα, όχι στον φάκελο που βρίσκονταν. Όπως επισήμανε το Microsoft MVP, η ανάκτηση item-level προστατεύει μόνο έναν οργανισμό από τη διαγραφή στοιχείων όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν επιτρέπει την ανάκτηση ενός κατεστραμμένου mailbox. Η Microsoft έχει σχεδιάσει το Office 365 με τέτοιο τρόπο ώστε οι οργανώσεις να μην χρειάζεται να ανησυχούν για την βασική υποδομή, αλλά έχει επίσης περιορίσει τις δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς των υπηρεσιών διαχείρισης και τελικών χρηστών. Η Microsoft παραδέχθηκε ότι η λειτουργία αποκατάστασης point-in-time δεν υπάρχει στο Office 365 Exchange Online. Σε περίπτωση που η κατάσταση των δεδομένων γραμματοκιβωτίου έχει καταστραφεί λόγω μη αναμενόμενων δραστηριοτήτων τρίτου μέρους, όπως η εισβολή των haker ή η διαγραφή με δόλο, οι διαχειριστές δεν θα ήταν σε θέση να ανακτήσουν τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου σε προγενέστερο χρονικό σημείο.

In-Place Hold ή Litigation Hold δεν είναι χωρίς περιορισμό

Η Microsoft προσφέρει μια λειτουργικότητα για να θέσει ένα γραμματοκιβώτιο στο Hold Place ή Litigation Hold για τη διατήρηση όλων των δεδομένων στο φάκελο «Ανακτήσιμα στοιχεία» για αόριστο χρόνο. Αυτή η επιλογή αφορά αποκλειστικά τις νομικές ενέργειες μιας εταιρείας και διατίθεται μόνο στα πιο ακριβά Office 365 Enterprise Plans E3 και E4. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το μέγεθος του φακέλου «Ανακτήσιμα στοιχεία» του γραμματοκιβωτίου μπορεί να αυξηθεί γρήγορα ανάλογα με τον αριθμό και το μέγεθος των στοιχείων που έχουν διαγραφεί ή τροποποιηθεί. Μόλις γίνει υπέρβαση των 100GB, το Office 365 θα ξεκινήσει τη διαγραφή δεδομένων από αυτόν τον φάκελο και τα δεδομένα ενδέχεται να μην είναι ανακτήσιμα.

Η ανάκτηση με χρήση ενός εξαγόμενου αρχείου PST είναι χρονοβόρα

Ως έσχατη λύση, οι διαχειριστές μπορούν να αναζητήσουν διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το eDiscovery και να εξάγουν τα διαγραμμένα δεδομένα σε ένα αρχείο μορφής PST. Το κύριο μειονέκτημα είναι ότι μόνο ένα γραμματοκιβώτιο μπορεί να εξαχθεί κάθε φορά και δεν υπάρχουν cmdlets PowerShell για το σκοπό αυτό, πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστεί πολύς χρόνος για τους διαχειριστές να χειριστούν ένα μεγάλο αριθμό γραμματοκιβωτίων χρηστών. Εκτός αυτού, τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρέθηκαν από την eDiscovery δεν ανακτώνται απευθείας σε μια αρχική τοποθεσία. Οι διαχειριστές πρέπει πρώτα να τις εξάγουν σε ένα αρχείο PST, κατόπιν να εισάγουν στο γραμματοκιβώτιο του χρήστη και να μετακινήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χειροκίνητα στους αρχικούς φακέλους. Επιπλέον, απαιτείται μια επιτραπέζια έκδοση του Outlook για την επαναφορά των διαγραμμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα αρχείο PST επειδή η έκδοση του Outlook Web δεν μπορεί να ανοίξει αρχεία PST. Αυτή η όλη διαδικασία ανάκτησης καταναλώνει πολύ χρόνο και πόρους από τους διαχειριστές πληροφορικής και συνεπώς μπορεί να επηρεάσει την επιχείρηση.

Είναι υποχρέωσή μας να φροντίσουμε cloud και τοπική λύση backup του Office 365 Exchange Online

Οι μη αυτόματες μέθοδοι δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς του Office 365 Exchange Online δεν είναι καθόλου ολοκληρωμένη λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς και δεν επαρκούν για την αποφυγή της απώλειας κρίσιμων δεδομένων. Καμία εταιρεία δεν μπορεί να διακινδυνεύσει όλα τα κρίσιμα δεδομένα γραμματοκιβωτίου να βρίσκονται στα χέρια ενός παρόχου. Όλο και περισσότεροι πελάτες αναζητούν έναν τρόπο για να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365 σε μια άλλη τοποθεσία.

Διαθέτουμε μια πλήρη λύση για backup του Office 365 Exchange. Πρόκειται για ένα πλήρως αυτόματο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που υποστηρίζει τα δεδομένα του Office 365 Exchange σε έναν τοπικό διακομιστή ή σε άλλο cloud και επιτρέπει τη γρήγορη ανάκτηση πλήρων γραμματοκιβωτίων ή μεμονωμένων στοιχείων με μερικά μόνο κλικ.